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Quelles sont les étapes de la GPEC ?

La mise en œuvre de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) dans une entreprise est essentielle pour optimiser sa compétitivité. C’est un outil important pour anticiper les besoins en qualifications et en métiers. Découvrez tous les détails sur le sujet dans cet article !

Définir les enjeux de la GPEC par rapport à la stratégie de l’entreprise

La première étape de la GPEC est d’identifier clairement les objectifs stratégiques de l’entreprise. Pour ce faire, il est nécessaire de consulter la direction de l’organisation pour connaître ses attentes en termes de performance et de maintien de la compétitivité. Si la GPEC doit prendre en compte ces aspects économiques et financiers pour être cohérente et efficace, il arrive souvent qu’elle considère également d’autres enjeux stratégiques tels que :

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→ L’amélioration du suivi des effectifs de l’entreprise et l’anticipation des départs en retraite, notamment dans le cadre de la Prise en compte de la pyramide des âges ;

→ Le renforcement de la responsabilité sociale de l’entreprise (RSE) par la mise en œuvre de projets spécifiques.

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Préparer un inventaire des ressources

La deuxième étape de la gestion future des postes et des compétences est l’inventaire des compétences des employés. Il s’agit d’analyser ce que chacun maîtrise pour mesurer les forces existantes. Un suivi régulier de tous les employés par le département des ressources humaines est d’un grand apport. Dans cette phase, différents outils de GPEC sont utiles pour créer des liens et des passerelles entre les compétences et les métiers et pour identifier les besoins spécifiques.

→ L’entretien annuel, pour évaluer les compétences du salarié ;

→ L’entretien professionnel pour vérifier le poste ;

→ L’organigramme de l’entreprise, qui permet d’identifier les services, les postes et le nombre de personnes qui les occupent.

Identifier les besoins de l’entreprise et analyser les lacunes

La troisième étape consiste à cartographier les besoins de l’entreprise pour atteindre ses objectifs stratégiques et à identifier les écarts entre les besoins futurs et les ressources existantes. Pour ce faire, on peut s’appuyer sur des instruments importants :

→ Le référentiel des métiers et des compétences : Celui-ci identifie non seulement les ressources disponibles, mais aussi les écarts à combler pour atteindre ses objectifs. Pour être pertinente, il est important que l’entreprise formule ses besoins de manière aussi précise et complète que possible : compétences techniques et comportementales (soft skills) et niveau idéal de maîtrise attendu.

→ La pyramide des âges : la connaissance de la structure de la population de l’entreprise (répartition des effectifs par âge et par sexe) permet d’anticiper certaines évolutions des qualifications et, notamment en cas de départ à la retraite, de pouvoir anticiper les besoins de transfert de qualification.

Définir un plan d’action

Il est ensuite nécessaire de créer un plan d’action basé sur les besoins futurs identifiés, les capacités présentes dans l’organisation et les objectifs de la GPEC. Dès lors, plusieurs mesures peuvent être prises :

→ Faciliter et proposer des formations aux salariés intéressés qui peuvent développer les compétences manquantes. Conseil et promotion de la mobilité interne ;

→ Identifier les externalisations nécessaires et comment les optimiser ;

→ Améliorer les entretiens annuels et d’embauche en incluant des questions sur le désir de mobilité interne et les compétences à développer ;

→ Offrir aux salariés la possibilité de réclamer la validation des acquis de l’expérience.

→ Mettre en place un tutorat et une promotion des compétences.

Mettre en œuvre et évaluer la démarche de GPEC dans l’entreprise.

Après la création et la validation du plan d’action, la démarche de GPEC peut être lancée. Il est donc important de communiquer le projet à toutes les parties prenantes de l’entreprise (dirigeants, salariés, syndicats, CSE, etc.). La démarche GPEC étant un processus à long terme, il est important de suivre le projet et d’évaluer en fin de processus si les mesures mises en place ont été utiles ou si elles nécessitent des modifications. La GPEC n’est pas figée et est susceptible d’évoluer.

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